ЕГАИС. Учет алкогольной продукции

Все необходимое для торговли алкоголем можно получить в одном месте – в компании «Аист»:
Оборудование и ПО:
— УТМ АТОЛ HUB-19
— 2D-сканер штрих кодов
— Терминал сбора данных — ТСД
— POS-компьютер
— Программы для ЕГАИС

Услуги:
— подключение к ЕГАИС
— сведение остатков
— перевод на помарочный учет
— подключение программ и оборудования

Наши специалисты не только подключат оборудование, настроят программы, но и обучат персонал магазина. Предусмотрены различные программы технической поддержки пользователей.

Как начинался ЕГАИС?

Первые шаги по созданию системы ЕГАИС государство предприняло в 2005 году. Разработка и ввод в эксплуатацию системы был связан с высокими затратами и огромными техническими трудностями для участников алкогольного рынка, но низкой эффективностью для государства.

Интересен факт, что даже в начале 2016 года на кассе спокойно можно было продать бутылку с поддельной акцизной маркой. И это – спустя 10 лет от начала попыток государства организовать контроль за движением алкоголя.

С 2016 года наступает «эра современного ЕГАИС».

В первую очередь к системе ЕГАИС подключились:
крупные производители пива;
оптовые организации (отражали в ЕГАИС оборот продукции);
розничные организации (отражали факт закупки).
В тоже время розничные предприятия могли продать в магазине «левый» алкоголь, так как в ЕГАИС фиксировались только закупки от поставщиков.

Но с 1 июля 2016 года введен в действие следующий этап – в ЕГАИС стали регистрироваться все продажи алкоголя в магазине.

Эффект от внедрения такой системы для государства был огромным – выросли поступления от акцизов на алкоголь, в разы увеличился официальный объем производства алкогольной продукции (АП), а значит возросли и поступления в бюджет от прочих налогов (например, на прибыль). Согласно данных, представленных на итоговой Коллегии ФАС РАР по итогам деятельности за 2016 год, рост поступления акцизов по всем видам алкогольной продукции составил 21 процент, что составляет 56 миллиардов рублей. Из них, 36 миллиардов рублей пришлось на акцизы по крепкому алкоголю.

Но одновременно стали понятны и несовершенства существующего формата ЕГАИС для тотального контроля за движением алкоголя.

Дело в том, что изначально ЕГАИС разрабатывался под производителей алкоголя и оптовых предприятий. А значит учет в системе велся в разрезе оптовых партий. Когда появилась цель — отслеживать путь каждой бутылки алкоголя от производителя (импортера) до конечного покупателя (при ее реализации на кассе) стали выявляться системные ошибки в программе. Учет в ЕГАИС велся в разрезе диапазонов марок партии алкоголя при ее производстве. И невозможно было определить какие именно марки из данного диапазона поступили в конкретный розничный магазин.

Именно это несовершенство учета привело к необходимости апгрейда системы. В 2018 году происходит переход на помарочную систему учета каждой бутылки (помарочная система – учет в разрезе каждого штрихового кода на конкретной бутылке).

ЕГАИС 3.0 – переход на помарочный учет алкоголя

Федеральная служба Росалкогольрегулирования (ФАС РАР) разработала поэтапный переход на помарочный учет алкоголя.

В рамках ЕГАИС 3.0 меняется учет у всех участников рынка алкогольной продукции:
— производители и импортеры ведут учет произведенного (ввезенного) алкоголя в разрезе штриховых кодов акцизных марок. При этом используются марки с уже напечатанными АО «Гознак» штрих-кодами;
— оптовики и дистрибьютеры отражают в накладных каждую марку алкогольной продукции при ее приемке и отгрузке;
— розничные магазины, как и раньше, сканируют код акцизной марки при ее продаже. При приеме алкоголя также желательно организовать сканирование марок. Иначе появляются новые риски, связанные с пересортом продукции, когда фактический код марки, сканируемый при продаже бутылки, не соответствует коду, отраженному в накладной при приеме товара;
— предприятия общественного питания в актах списания алкогольной продукции должны указывать штриховые коды акцизных марок со вскрытых бутылок. Следует проверять каждую марку и при приеме алкоголя.

Сроки перехода на ЕГАИС 3.0

Переход на тотальный контроль в разрезе каждой марки алкоголя происходит поэтапно.
1. До февраля 2018 года в ЕГАИС можно было отражать документы как второй версии ЕГАИС, так и третьей версии.
2. С февраля до 15 марта 2018 года применялась смешанная система учета. Это значит, что производители вели помарочный учет продукции. Но при ее отгрузке оптовикам разрешалось указывать неполное количество марок.
3. С 15 марта по 1 октября в ЕГАИС можно отражать товарно-транспортные накладные (ТТН) только третьей версии формата. Разрешено не указывать все марки. По алкогольной продукции, полученной до 15.03.18 по накладным второй версии возможно направлять акты приема / отказа / расхождений также во второй версии формата.
4. Начиная с 1 октября 2018 года начинается промышленная эксплуатация ЕГАИС 3.0.

Как новые правила отразятся на участниках рынка алкогольной продукции?

Производство
Производители алкогольной продукции в отчетах об объемах произведенного алкоголя будут указывать все коды наклеенных акцизных марок. Также будут маркироваться коробки и паллеты. В этом штрих-коде будут закодированы все марки с бутылок из данной коробки (паллеты).

26 символов – цифровой идентификатор короба.

18 символов – цифровой идентификатор паллеты.

Оптовики
В оптовом звене покупка и продажа алкогольной продукции также осуществляется с учетом всех акцизных марок. Это значит, что при оптовой покупке и продаже алкоголя в накладных будет указываться цифровой код каждой бутылки. При этом ФАС РАР не обязывает оптовиков сканировать и сверять марки перемещаемых бутылок. Учет алкогольной продукции будет осуществляться на уровне маркировки групповой тары, где будут собраны коды всех бутылок.

Розница
Для розничного звена ЕГАИС 3.0 увеличивает риск, связанный с пересортом марок. Дело в том что и производители и оптовики фактически работают с большими объемами алкоголя, когда учет товаров производится в разрезе вагонов, контейнеров. В этих условиях сверка соответствия кода каждой бутылки и информации в накладных невозможна. И всегда могут возникнуть ситуации, когда по документам в машину загружены одни бутылки, а то факту – совсем другие. Поэтому розничные магазины, как конечные владельцы алкоголя, получают все риски от возможного пересорта.

Если в товарно-транспортной накладной (ТТН) от оптовой фирмы указаны одни акцизные марки, а на бутылках наклеены другие, то при продаже ЕГАИС зафиксирует попытку продажи нелегального алкоголя, со всеми вытекающими последствиями в виде проверок и штрафов.

Общепит
Бары и рестораны в актах списания крепкого алкоголя тоже должны будут указывать коды акцизных марок, а также стоимость алкоголя.

Особенности переходного периода ЕГАИС 3.0
С 1 октября 2018 года вся страна перейдет на поштучный учет алкогольной продукции. Но ведь на складах оптовых фирм и в рознице останется достаточное количество бутылок из старых партий, не учтенных помарочно.

Что делать с ними, если ЕГАИС принимает только документы третьей версии?

Для решения этого вопроса, в течение определенного времени будет допускаться обращение документов третьей версии без указания кодов марок, если бутылки маркированы марками старого образца.

В начале 2019 года РАР примет решение о переводе остатков старой партионной продукции в поштучный учет.

Для организаций будет правильным решением планомерно избавляться от старых запасов алкоголя, учтенного партионно, распродавая, в-первую очередь, именно их, избавляя себя, тем самым, от работы по переводу АП из партионного учета в помарочный.

Как перейти на работу в третьем формате ЕГАИС?
1. Для организаций уже работающих с ЕГАИС необходимо обновить универсальный -транспортный модуль (УТМ) до версии 2.1.6.
2. Товароучетная программа тоже должна уметь работать с новыми ТТН и вести учет алкоголя по маркам.
Все разработчики бухгалтерских программ вносят изменения в свои продукты. Так, фирма 1С, реализует работу с третьей версией ЕГАИС в следующих программных продуктах:
«1С:Управление торговлей 8»;
«1С:ERP управление предприятием 2»;
«1С:Комплексная автоматизация 8»;
«1С:Розница 8»;
«1С:Управление нашей фирмой 8»;
«1С:Бухгалтерия предприятия 8»;
«1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»;
«1С:Управление производственным предприятием».
3. Приобрести (при его отсутствии) 2D-сканер, либо терминал сбора данных (ТСД) (рекомендуется при больших оборотах АП). Работа ТСД с ЕГАИС осуществляется с помощью специального ПО.
4. Кроме апгрейда программ розничным магазинам и общепиту необходимо еще раз провести инвентаризацию остатков алкоголя, чтобы фактическое число бутылок четко соответствовало документальным остаткам продукции в ЕГАИС по данной организации.
5. Создание новых внутрипроизводственных правил при приемке продукции.

Методология поштучного учета ФАС РАР не обязывает участников оборота алкоголя проводить сплошное сканирование бутылок на входе. ФАС РАР разработал методику работы с пересортом продукции (когда фактическая марка, наклеенная на бутылке, не совпадает с информацией, указанной в ТТН). Но абсолютное большинство экспертов по ЕГАИС настоятельно рекомендуют проводить именно сплошную проверку соответствия фактических марок на бутылках и марок, указанных в сопроводительных документах (ТТН).

Дело в том, что предлагаемая ФАС РАР методика работы с пересортом достаточно трудоемка, а попытка продажи неучтенной бутылки несет риски получения штрафов за реализацию «нелегального» алкоголя. При этом вероятность «человеческого фактора», когда экспедитор развозит одинаковые коробки с алкоголем в одной машине разным магазинам и может их перепутать, очень велика.

Что делать, если не сканировать бутылки при приемке?
Если в магазине обнаруживается бутылка с маркой, не числящейся в учете (не принятой на баланс по ТТН), то можно поставить ее на учет документом «привязка цифрового идентификатора к партии». Перед одобрением этого документа ЕГАИС проверит движение данной марки (остатки на балансе в других организациях, ее продажу или списание).

Если данная марка числится на остатках в другой организации, но автоматическая проверка покажет, что номер регистрационной формы учета № 1 одинаковый, то ЕГАИС позволит поставить данную марку на учет той организации, где она фактически обнаружена и, далее, продать. Но организация, которая провела привязку марки, должна в течение 30 календарных дней найти у себя «лишнюю» бутылку и отвязать ее. Если этого не сделать, то вся партия, с которой произошла путаница, будет заблокирована.

Также оборот продукции, попавшей в пересорт, увеличивает риск проведения в организации проверки подлинности алкогольной продукции.

Порядок действий при проведении сканирования алкоголя при приемке
Сканирование кода каждой бутылки при приемке АП и сверка с данными в ТТН.

Если данные полностью совпали товарно-транспортная накладная принимается и все полученные бутылки встают на остатки организации-получателя по Регистру № 1, а цифровые идентификаторы будут привязаны к Регистру № 3.

Если при сканировании обнаружены несовпадения возможны два варианта действий:
— Полностью отказаться от приема продукции и вернуть ее поставщику. ТТН не подтверждать.
— Составить акт расхождений. В акте отразить только те цифровые идентификаторы, которые указаны в ТТН, но не принимаются грузополучателем (например, бутылка повреждена или просто отсутствует бутылка с такой маркой).

ЕГАИС для общепита

В 2018 году бары, рестораны и прочие заведения общественного питания, где продаются крепкие алкогольные напитки, столкнулись с новыми требованиями по учету АП. Дело в том, что в «акте списания» введено дополнительное поле, где должен указываться код списываемой акцизной марки с бутылки. Заполнить это поле возможно только при считывании штрих-кода сканером.

Поэтому, несмотря на то, что Федеральный закон № 171-ФЗ «Об алкогольной продукции» требует от организаций общественного питания подтверждать в ЕГАИС только факт закупки алкогольной продукции, общепит фактически должен, наравне с прочими организациями, вести помарочный учет алкоголя.

Только в отличии, например, от розничного магазина, в ресторане возможно списать вскрытые бутылки единоразово, например, в конце рабочего дня, но «не позднее следующего дня» после вскрытия.

ЕГАИС 3.0 для пива
Третья версия ЕГАИС не принесла изменений в работе для продавцов пива. Как и ранее розничный магазин пива должен отражать в ЕГАИС информацию об оптовых закупках пива и пивных напитков.

Продажа пива отражается в журнале учета объема розничных продаж и ежеквартально сдается декларация по обороту пива.